作為在職場待了(le)多年的(de)“老江湖”，其實我一直都在期(qi)待有(you)(you)一篇這(zhe)樣類似的(de)文章，可以教(jiao)人(ren)(ren)輕松掌握(wo)寫一封“看起來(lai)很專(zhuan)業(ye)的(de)郵件(jian)”。對(dui)(dui)任何員工來(lai)說(shuo)，寫專(zhuan)業(ye)的(de)郵件(jian)都是一種公司禮節(jie)。這(zhe)不僅體現了(le)自我的(de)修養程(cheng)度(du)，也是代表你公司的(de)形象。尤其對(dui)(dui)那些在求職路上的(de)年輕人(ren)(ren)、或(huo)者剛進職場的(de)新人(ren)(ren)來(lai)說(shuo)，以更加專(zhuan)業(ye)的(de)面貌應(ying)對(dui)(dui)郵件(jian)往(wang)來(lai)顯得格外重要。今天我列了(le)以下幾個小(xiao)小(xiao)的(de)意見，希(xi)望(wang)能(neng)對(dui)(dui)剛入(ru)社會的(de)“新人(ren)(ren)”有(you)(you)所(suo)幫(bang)助。
技巧1: 郵件的送出——何謂To(發送給)，何謂CC(抄送)，何謂BCC(密送)
我發現很多人(ren)搞不清楚誰是“要對話的對象”，他們(men)的郵件常(chang)常(chang)“To”很多人(ren)，結果郵件沒人(ren)回(hui)應，還有甚(shen)至因為不注意這些抄送用法而(er)導(dao)致部門、同事(shi)、主管(guan)之(zhi)間(jian)產生紛爭。
(1)“To”的(de)人
淺顯易懂是(shi)(shi)“你所溝通的(de)(de)對象(xiang)”，但是(shi)(shi)除了這個(ge)“已(yi)經明(ming)確的(de)(de)人”之外，還能To 的(de)(de)人是(shi)(shi)直接(jie)關(guan)聯的(de)(de)人，或是(shi)(shi)跟這件事有緊密(mi)聯系的(de)(de)人，還可能是(shi)(shi)你上下游任務接(jie)口的(de)(de)人。
(2)CC的人
CC的是(shi)“希(xi)望讓他知道這事，但(dan)是(shi)跟他并(bing)無直(zhi)(zhi)接(jie)責任關系”的人，通常對(dui)方會是(shi)你的直(zhi)(zhi)屬(shu)領(ling)導(dao)，或者是(shi)你“To”的人的直(zhi)(zhi)屬(shu)領(ling)導(dao)，也有(you)可能是(shi)橫跨(kua)部門、但(dan)是(shi)不跟此(ci)任務(wu)直(zhi)(zhi)接(jie)相關的人，卻是(shi)希(xi)望他知曉的對(dui)象。
(3)BCC的人
BCC就是想(xiang)(xiang)要(yao)(yao)讓(rang)特定的他(ta)知道、但是又(you)不想(xiang)(xiang)讓(rang)郵(you)件內(nei)相關(guan)人員知曉。這個使(shi)用要(yao)(yao)小心(xin)，因為(wei)我親身經歷過被BCC的人沒仔細看回了郵(you)件……這是令(ling)人尷尬的事(shi)，所以除非有特殊原因建議使(shi)用Forward(轉發)。
注意事項：
(1)很多人喜歡使用(yong)群組(zu)來發郵件(jian)，我個(ge)(ge)人認為——除非(fei)你(ni)很清楚群組(zu)內的每一(yi)個(ge)(ge)人，不然建議少用(yong)群組(zu)發送，這樣就能避免一(yi)些(xie)人員收到無關郵件(jian)的情況。
(2)盡量不要把你要To的(de)(de)同事(shi)的(de)(de)直屬主管放在“To List”，因(yin)為這(zhe)樣就意(yi)謂你跟對方是平等，以及你意(yi)圖這(zhe)件事(shi)直接要對方主管執行甚至(zhi)是負責。故(gu)除非真(zhen)有特(te)殊原(yuan)因(yin)，不然(ran)請(qing)放CC。
技巧2: 郵件標題
郵件的標題需要一目了然。建議按照“【主(zhu)旨(zhi)】+【敘(xu)(xu)述(shu)(shu)】”的格式來撰寫(xie)。比如：“【新聞稿】輕松(song)(song)掌握(wo)寫(xie)郵件要旨(zhi)”。這里，“【新聞稿】”是主(zhu)旨(zhi)部分(fen)，“輕松(song)(song)掌握(wo)……”則是比較詳細的敘(xu)(xu)述(shu)(shu)。
(1)標題的主(zhu)旨(zhi)
方(fang)便(bian)看郵件(jian)的(de)人(ren)一(yi)目了然(ran)地(di)知道這是哪一(yi)方(fang)面(mian)的(de)郵件(jian)，并(bing)且(qie)負責相關業(ye)務的(de)人(ren)立即知曉(xiao)從而會閱讀郵件(jian)。
方便搜(sou)索。許(xu)多(duo)人郵(you)(you)箱里都(dou)躺著上(shang)千封郵(you)(you)件，所(suo)以當你(ni)想(xiang)要找特定內(nei)容(rong)的郵(you)(you)件時(shi)，你(ni)會發現你(ni)能利用(yong)“主旨”的關鍵(jian)詞將相關郵(you)(you)件全部篩選出(chu)來，郵(you)(you)件列表非(fei)常清晰。這對于主管(guan)級的人真是(shi)一個超好用(yong)的小功能。
(2)標題的敘述
建議標(biao)題的敘述(shu)部(bu)分，不(bu)(bu)要超過(guo)10個中文(wen)字(zi)(zi)，因為(wei)字(zi)(zi)數(shu)多，反(fan)而不(bu)(bu)會有人看(kan)或是(shi)抓(zhua)不(bu)(bu)住重點(dian)。簡潔的敘述(shu)是(shi)使郵件看(kan)上去(qu)很專業的一(yi)個要領。
技巧3: 郵件的正文
(1)收件人
在(zai)英文中我(wo)們會(hui)常(chang)用“Dear”、“Hi”或(huo)(huo)者“Hello”當作開頭，不過(guo)在(zai)中文，目前似乎常(chang)看見的(de)就是“某某長官”或(huo)(huo)是“某某你(ni)好”這樣的(de)敬稱(cheng)，因為沒(mei)有敬語很容(rong)易(yi)會(hui)產生“命令口(kou)吻”或(huo)(huo)是“平(ping)等地位(wei)”等誤會(hui)。所以收(shou)件人(ren)稱(cheng)謂要很注意(yi)。
如果可(ke)以，請一定(ding)明確收件人(ren)，盡(jin)量不要(yao)用“All”來取(qu)代。收件人(ren)明確了，這樣才能確保對方(fang)能回復并且執行。如果郵件內是超過1個人(ren)來負責不同任務，那么(me)請分段寫，這樣更清晰。
(2)主要內容
郵(you)件的(de)主要(yao)目的(de)是要(yao)讓(rang)對方快速掌(zhang)握需要(yao)執(zhi)行的(de)內(nei)容(rong)，所以(yi)需要(yao)保證以(yi)下兩(liang)條：
郵(you)件正文內容不要超過800字。如果800字都(dou)無法說清(qing)楚，請直接溝通，確定雙方都(dou)達到共識后再發郵(you)件。
如果需要傳遞的內容比較復雜，建議提供附(fu)件(jian)。其(qi)他的輔助說明，提供網(wang)絡鏈接。
郵件內容如果(guo)能條(tiao)列說明是(shi)最(zui)好，這(zhe)能讓看郵件的人快速領會。
(3)注意小細節(jie)
我常(chang)常(chang)發(fa)現很(hen)多人(ren)喜歡(huan)轉(zhuan)發(fa)郵(you)(you)件(jian)(jian)給直屬領導(dao)或是(shi)(shi)附上附件(jian)(jian)卻不(bu)加說明。我個人(ren)覺得這(zhe)是(shi)(shi)很(hen)不(bu)專(zhuan)業的表現。如果郵(you)(you)件(jian)(jian)轉(zhuan)發(fa), 請提列(lie)轉(zhuan)發(fa)內容的重(zhong)點;如果是(shi)(shi)附件(jian)(jian),，也需要簡單說明這(zhe)個附件(jian)(jian)并且提供此附件(jian)(jian)的重(zhong)點。
有(you)時候(hou)(hou)所(suo)提(ti)供(gong)的(de)(de)附件(jian)(jian)(jian)很大。因為現在(zai)很多(duo)人(ren)已經習慣(guan)在(zai)手(shou)機上看郵件(jian)(jian)(jian)，故有(you)個小建議(yi)——當附件(jian)(jian)(jian)郵件(jian)(jian)(jian)過大，建議(yi)將附件(jian)(jian)(jian)單獨提(ti)供(gong)給“所(suo)需要(yao)的(de)(de)人(ren)”。或是在(zai)郵件(jian)(jian)(jian)上說明“如(ru)果(guo)需要(yao)，單獨索(suo)取”，尤其郵件(jian)(jian)(jian)To & CC人(ren)員很多(duo)的(de)(de)時候(hou)(hou)特別注意這一點。
我有時候會發現(xian)有些人喜歡把郵(you)件的內容標注為不(bu)同(tong)(tong)大小(xiao)的字(zi)體、不(bu)同(tong)(tong)的顏色，甚至還使用粗(cu)體細體斜體的字(zi)型。我個人覺得這樣會讓郵(you)件看起(qi)來亂七八糟(zao)，所以建(jian)議(yi)一封郵(you)件不(bu)要(yao)超過2種不(bu)同(tong)(tong)的視覺形(xing)式變化。
技巧4: 結尾署名
署名對于(yu)對外(wai)聯系人(ren)員其實(shi)非常重要，因(yin)為(wei)它包含著(zhu)個人(ren)信(xin)息，比(bi)如名字、職稱、部(bu)門、電話、郵箱/ IM(即時通訊)、公(gong)司(si)網址等等。現在很多人(ren)還會加(jia)上個人(ren)二維(wei)碼(ma)。
署名也是代(dai)表公司身份，所以(yi)不(bu)要加上太多有個(ge)人色彩的內容及敘述(shu)。
以上四點(dian)是我總結的(de)關于如(ru)何(he)寫出一封“專業的(de)郵件”的(de)4個速成技(ji)巧，供大家學(xue)習交流(liu)。因為僅為個人(ren)觀點(dian)，相信還存在很多疏漏，也請(qing)職場的(de)牛人(ren)有(you)更(geng)多補充。
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